Privacyverklaring

CVO VTI LEUVEN

Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

Verantwoordelijken

Het schoolbestuur, Vrij Technisch Instituut Leuven vzw, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle cursistengegevens.

In CVO VTI Leuven is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid. Deze persoon kan gecontacteerd worden via philippe.houben@vti-leuven.be

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie van het CVO VTI Leuven kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

Verwerkingen

Verwerkingsdoeleinden

In CVO VTI Leuven verwerken wij cursistengegevens omwille van de volgende doelen:

  • cursistenrekrutering;
  • cursistenadministratie;
  • cursistenbegeleiding;
  • cursistenevaluatie;
  • externe communicatie;
  • toezicht op telecommunicatie;
  • camerabewaking.

Verwerkte cursistengegevens

Om u in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in het CVO VTI Leuven is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, rijksregisternummer, geboorteplaats, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, verblijfsdocumenten, pasfoto);
  • contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail);
  • evaluatiegegevens (met i.h.b. vrijstellingen, aanwezigheden, rapporten, deliberaties);
  • financiële gegevens (met i.h.b. bankgegevens, (terug)betalingen, openstaande rekeningen, afbetalingsplan, vermindering inschrijvingsgeld);
  • opleiding, vorming en werk (met i.h.b. opleidingsniveau, diploma, centrumloopbaan, werksituatie, werkritme);
  • functioneren (met i.h.b. gedrag, communicatie met lesgevers, medecursisten, begeleiding, opvolging, straffen, sancties, tucht, medische informatie);
  • afbeeldingen (die niet administratief gebruikt worden);
  • bewakingsbeelden
  • andere (nummerplaat, …)

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige onderwijsinstelling waar de cursist ingeschreven was.

Verwerkte ouder/voogd gegevens

Om een minderjarige in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in CVO VTI Leuven is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • identificatiegegevens ouder/voogd (met i.h.b. voornaam en naam);
  • contactgegevens ouder/voogd (met i.h.b. telefoonnummer(s), e-mail);
  • financiële gegevens (met i.h.b. bankgegevens, (terug)betalingen, openstaande rekeningen, afbetalingsplan).

Ontvangers

Het departement onderwijs is, via het DaVinci-systeem van AgoDi (Agentschap voor onderwijsdiensten), een ontvanger van een deel van uw cursistengegevens.

  • Bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
  • Bij doorlichting is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde cursistengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.
  • Als centrum zijn we eveneens gemachtigd door de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) of de nieuwe Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), die vanaf 25 mei 2018 de taken van de Privacycommissie en haar sectorale comités zal overnemen, om met volgende partners persoonsgegevens uit te wisselen: centra voor basiseducatie (CBE), centra voor volwassenenonderwijs (CVO), Openbare centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW), Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), …

 

Verwerkers

In CVO VTI Leuven worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van cursistengegevens:

  • Informat (cursistenadministratie)
  • Wisa (personeelsadministratie)
  • Smartschool (elektronisch leerplatform)
  • Vrijstellingsproeven TKO
  • Lerarenstage.be (stagegegevens cursisten SLO)

 

Voorwaarden

Uw gegevens zullen verwerkt worden zolang u bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om u te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op het Vrij Technisch Instituut Leuven kan je opvragen via philippe.houben@vti-leuven.be

 

Rechten inzake privacy

Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

  • recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
  • recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
  • recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
  • recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;
  • recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe onderwijsinstelling of andere werkgever, dan faciliteert het centrum dit (in de mate van het mogelijke);
  • recht van bezwaar: indien u niet akkoord gaat met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
  • recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer het centrum algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
  • recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, dan kan u te allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve contact met ons op te nemen.

Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

  • toezicht op telecommunicatie;
  • de in § 2.4 vermelde doorgifte van uw gegevens aan onderwijsinspectie en verificatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

In CVO VTI Leuven worden cursisten niet onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op het CVO VTI Leuven te kunnen starten. Met uitzondering van:

  • rijksregisternummer (het centrum zal dit desgevallend opvragen via het departement onderwijs);
  • medische informatie (het centrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over de relevante zorg- of gezondheidsgegevens beschikt of als de toestemming ontbreekt om deze te verwerken);
  • afbeeldingen (voor externe communicatie).